スマートな社会人への道　～その33～　打合せを仕切る極意

打合せは苦手…。

• 資料の準備が面倒くさい
• 進め方が良く分からない
• 設定より長くなってしまう
• 話が長い人がいて困る
• 結論をうまく纏められない

少し、気に過ぎかもしれませんが、このように感じてはいませんか？

考え方を変えましょう！

こんな時、体裁って気になりますよね。その気持ちよく分かります！

打合せを仕切る事は、確かに気が重い作業かもしれません。

ですが、目的を伝えられる様に準備さえすれば、誰かが助けてくれます。

目的に向かって進むには以下の点に注意し、結論まで辿り着きましょう！

1. 打合せ理由を伝える
2. 項目毎の時間配分を決める
3. 要点だけを纏めた資料で、具体的事項を説明する
4. 相談したい内容を伝える

もっと気楽に！

いざ打合せに参加するときには、肩に力を入れず困ったときは下記を参考にして気楽に参加しましょう！

• 資料の準備が面倒くさい
  　⇒議論するための素材が揃っていれば、形式は気にしなくても構いません。
  　　また、報告書風に纏める必要もありません（グラフの比較は同スケールで）。
  　　まだ、そんな段階ではありませんよ！
• 進め方が良く分からない
  　⇒参加者に、なぜ招集要請したかを伝えましょう。
  　　その為には、冒頭で背景と決めたい事を話す事が必要です。
  　　困り事が分かれば、誰かが適切に助け舟を出してくれます！
• 設定より長くなってしまう
  　⇒どの項目をいつまでに終える必要があるか、事前に決めておきましょう。
  　　時間が来たら、次の項目に移るべきです。
  　　必要であれば、別途時間を設けましょう！
• 話が長い人がいて困る
  　⇒その人に合わせていては駄目です。
  　　長引きそうな場合は、遠慮せずに時間が無い事を伝えて下さい。
  　　時間の節約が理由であれば、怒られませんよ！
• 結論をうまく纏まられない
  　⇒捉え方が間違っていても、必ず誰かが指摘してくれます。
  　　恥ずかしい事ではありません。
  　　気にする事なく、自分なりに取り纏めた結論を伝えましょう！

つまり、打合せを仕切るには…。

参加者を気にし過ぎず、目的に向かって突き進め！

ドイツの詩人ゲーテもこう残しています。

『本気でものを言うつもりなら、言葉を飾る必要があろうか』

Goethe

打合せを仕切る為には、体裁ばかり気にしていてはいつまで経っても打合せは進みません。

体裁を気にせず、要点を纏め、周りの人と助け合いながら、より有意義な打合せにしましょう！