スマートな社会人への道　～その31～　議事録を上手に纏める極意

議事録って苦手…。

• どう書くべきか良く分からない
• 分かりにくい記述になる
• 結構緊張する
• 議論に付いていけない
• 文字がきれいに書けない

実は大抵の人がそうなんです！

要はメモ書きですが…！

沢山書けば良いってもんじゃないんです！

工夫をして、話の殆んど全てを書いたとしても、必ず分かりにくい内容になります。

正直、時間と労力の無駄です…。

そんなことをしていては、誰だって書きたくなくなります。

ですが、要点を抑えて書くことでスムーズに書くことができます！

その中でも以下の点を網羅しておけば、最低限は大丈夫です。

1. 議題
2. 日時
3. 参加者
4. アクション項目
5. 決定事項
6. 結論

慣れれば、大した事ない！

詰まってしまった際は次のように対処しましょう。

• どう書くべきか良く分からない
  　　⇒　アクション項目は、誰がいつまでにやるか記述しておきましょう。
  　　　　決定事項や結論は、短く明確な文章にして下さい。
  　　　　迷ったら、ひとまず適当に書いておけば良いですよ。
• 分かりにくい記述になる
  　　⇒　項目毎に分けて下さい（カッコや①などの番号を付けて）。
  　　　　決定事項、結論は目立つ様に（下線を付けたり、四角で囲んだり）…。
  　　　　適当なスペースが無いなら、矢印を引き出して空白部に書きましょう。
• 結構緊張する
  　　⇒　誰でもある程度は緊張します。
  　　　　経験するうちに、それが徐々に和らいでいきます。
  　　　　嫌がらずに、率先して対応しましょう！
• 議論に付いていけない
  　　⇒　分からなければ、議論中でも内容を聞き返してみましょう。
  　　　　それでも駄目なら、どう書いたら良いか尋ねてみて下さい。
  　　　　恥ずかしくありませんよ…ベテランでもそうしています！
• 文字がきれいに書けない
  　　⇒　下手でも、意外と誰も文句は言いません。
  　　　　要は読めれば良いんです。
  　　　　もし自分で気に入らなければ、後で直しましょう。

つまり、議事録を上手に纏めるには…。

あまり構えず、要点だけは念頭に置いて記述！

してみましょう。

元米国大統領エイブラハム・リンカーンの格言にも、

『そのことはできる、それをやる、と決断せよ。それからその方法を見つけるのだ』

Abraham Lincoln

とあります。

まずは方法を考えるよりも、何事もやろうと決断することが大切です。