他と差がつく議事録の書き方

議事録ってなに？

皆さんは議事録を残していますか？

議事録とは『会議で打ち合わせたことの記録』で、“誰が”“どこで”“何を打ち合わせて”“何が決まった”のかを記したものです。

ただ単に打ち合わせをするだけではなく、この議事録を提出するまでが会議です。

議事録は新人が任されることが多く、これの作成がうまくなると要点まとめもうまくなります！

加えて周りからも一目置かれ、いいこと尽くめです！

今回は議事録作成のコツを皆さんにお伝えします。

絶対に押さえておくべきポイント

議事録に求められるのは“情報共有”と“振り返り”です。

次に記す4項目は必ず記載するようにしましょう！

1．参加者

その会議に誰が参加したか（誰が参加して決定事項が決まったかが知りたい）

2．日時

その会議がいつ行われたか（いつ決めた決定事項かが知りたい）

3．議題

その会議で何を打ち合わせたのか（会議することになった背景も知りたい）

4．決定事項

その会議で何が決まったか（行動していくことは何かが知りたい）

これらの4項目は絶対に抑えておくべきポイントなので忘れないようにしましょう！

議事録作成がうまくなるコツ

次は議事録作成がうまくなる3つのコツをご紹介します。

1つ目は『第三者目線を持つ』ことです。

議事録は会議参加者だけのために残しているのではありません。

会議に参加していない“第三者”にも伝わることが重要です。

時には社長が読むこともあるので、誰にでも伝わるように記しておきましょう。

2つ目は『全て書こうとしない』ようにすることです。

会議中に話した内容を全て書くことは時間の無駄に繋がります。

書く際は要点を絞り、「何が決まったか」「決めた理由はなにか」が分かれば十分です。

話を整理しながら議事録に記しましょう。

最後は『鮮度を意識する』ことです。

議事録は会議参加者の記憶が鮮明なうちに作りましょう。

当り前のことですが、時間が経てばたつほど記憶は薄れていきます。

求められるデキは1週間後の100点より当日の60点です。

その日のうちに仕上げてしまいましょう！

“書く”ではなく“伝える”

議事録を残す際に、“書くこと”が目的になってはいませんか？

議事録も報告書と同じで“書こう”としても“書けない”ものです。

“書くこと”が目的になってしまうと逆に書けなくなるので、“伝えよう”と意識するようにしましょう！

どういう議事録だったら伝わるかと考えながら書いてみることで、より相手の理解しやすい物に仕上げることが可能です。

そして書いた後には「編集者」になりきる！

読み返してみて、第三者にも伝わりやすく書けているかをチェックしましょう！

その際は紙ベースで読むのがおススメですよ！