相手に安心感を与えるメール対応術

メール対応スムーズにできてますか？

ビジネスにおいて『メール』は欠かせないコミュニケーションツールです。

しかし困ったことに1日に何十通もメールを受信しているとこんな悩みもあるはず・・・。

これらをそのままにしてメールの返信を失念、また遅延してしまうとメール相手に『不安』や『不信』を与えてしまう恐れがあります。

つまり、ビジネスにおいて不利な状況を作ってしまうということです！

そこで今回は『メール相手に安心感を与えるメール対応術』をお教えします。

メールは即レスが基本

メールは受信から時間が経過するほど、相手は不安になってしまいます。

皆さんもメールの返信が遅いとイライラしたり不安になったりすることがあるのではないでしょうか？

特にビジネスの場面においてレスポンスの速さというのは非常に重要な部分です。

メール回答は『その日のうちに！』が基本。

メールを受信してから24時間以内に返信するように心がけましょう。

100点のメール解答は必要ない①

メールには「ちゃんと回答をしなきゃ！」と思いがちですが、回答は常に100点である必要はありません！

完璧な回答を考えようとして返信を先延ばししてしまうよりも、『今できる回答』をさっさと返信するようにしましょう！

しかし中には『回答を用意するのに時間がかかるもの』や『確認が必要なもの』など、すぐに回答できないような内容のものもありますよね？

そのような時は『期日連絡』や『経過連絡』で間をつなぐようにしましょう。

100点のメール解答は必要ない②

すぐではなくともその日のうちに回答が可能であれば、『回答』をさっさと返信するようにしましょう。

しかし、中にはその日のうちに回答が難しいものもあります。

そうならばその判断ができた段階で『状況回答』をさっさと返信するようにしてみてください。

この際、「○日までに返信します」などのように動いているのをアピールすることがポイントです。

『あなたのメールにちゃんと反応していますよ〜』という姿勢が重要！

このようにビジネスメールでは当日中に返信をするように意識してみてください！