意外と知らない！？メール発信のマナー

メールにもマナーがある

メールは内容以上に『マナー』が大切です。

皆さんはメールを送る際にこのような疑問を抱いたことはありませんか？

マナーがないメールは読んでもらえない可能性があります。

送ったのに読んでもらえなかったら、仕事に支障をきたしてしまうことも……。

そうならないためにも、今回はメールのマナーを皆さんにご紹介します！

誰に向けてのメールか明確に

まずはメールの宛先についてです。

メールを送る際にあなたがメールを読んでほしい人は誰かを今一度考えましょう。

複数人に向けてメールを発信するときは特に注意が必要です。

ここがはっきりしていないと、誰に向けた連絡か分からなくなります。

メールの宛先には「To」と「Cc」があり、「To」には“メールを読んでほしい人”を、「Cc」にはメールのやり取りだけを知っておいてほしい人を入れるようにしてください。

この際、Ccは必要以上に入れないのができるメールのコツです。

この人もCcに入れたほうがいいかな…？

と悩むレベルの人は入れなくてもOK！

メールを読んでもらいたい相手をハッキリさせ、ToとCcをしっかりと使い分けましょう！

不要な敬称は避ける

ビジネスメールでは敬称に気を付ける必要があります。

敬称とは、相手を敬う接尾語、例えば名前の後の「様」「殿」「御中」などを指します。

また、敬称を付ける際の注意点としては「役職には付けない」ようにしましょう。

というのも役職には一般的に継承が含まれています。

そのため「山田課長様」のようにしてしまうと、「課長」と「様」で敬称が重なってしまうのです。

そのため役職を用いる際には「課長 山田様」や「山田課長」のように書くのが正しいとされています。

また、複数人に対するメールの文頭でよく用いる「各位」という言葉では、「位」が敬称を表しています。

この場合も「様」や「殿」といった敬称は不要です。「各位殿」は間違いです。

宛先に応じて敬称は変わってくるので、適切なものを付けられるようにしておきましょう。

送信相手に合わせた挨拶を入れる

メールには送信相手に合わせた冒頭挨拶が必要です。

例えば「同じ会社の他部署の人」や「社外の人（取引先、客先）」などに対してメールを送る際には、「自分が何者か」を名乗ってから本題に入るのが鉄則。

特に初めての相手にメールを送る時は必ず行うようにしましょう。

というのも、いきなり知らない人からメールが送られてくると、相手は不安を覚えてしまいます。

場合によっては読んでもらえない恐れも……。

同僚や上司の場合は普段から知っている相手なので、「自分が何者か」の部分が抜けても問題ありません。

しかし、その場合でも最初の一通目に挨拶を必ず入れるようにしましょう。

メールも直接会うのと同じで、第一印象が大切ですよ！

添付ファイルは2MBまで

最後にメールで送る、添付ファイルについてです。

実はメール受信容量は使用しているツールによって異なります。

自社で使っているツールの送信容量が問題なかったとしても、相手が受信できるとは限りません。

そのためあまり大きな容量の添付ファイルは送信しないようにしましょう。

なお、ファイルを添付する際、容量は２MBを目安にするのが無難です。

もし３MB以上のものを送りたい場合には

• DropBox
• OneDrive
• GigaCC

などのファイル共有ソフトを使用するようにしましょう！