ミスが起きない仕組みを作るコツ

仕事でミスはつきもの

皆さんも一度は仕事でミスをしてしまったことがあるのではないでしょうか？

凡人も優秀な人もミスはするものです。

実際、これまでにミスが一度もないという人はまずいません。

大切なのはミスとの向き合い方です。

まずは、なぜそのようなミスが起こったのか、考える癖をつけるようになりましょう。

ミスの種類を見極める

ミスは2種類あります。

それは「うっかりミス」と「知識・情報不足によるミス」です。

これは知っていたことだけどミスをしてしまった場合や、本来は起こらないはずのミスを指します。

つまり通常は問題なくできることを何らかの要因でミスしてしまった場合がうっかりミスです。

一方、知識・情報不足によるミスは、そもそも知らなかったから起きたミスや、ミスをした場合にそもそもミスかどうかが分からないものなどが挙げられます。

自分の起こしてしまったミスがどちらのミスか？

そのミスの種類によって対処法を変えることが必要です。

うっかりミスを防ぐ方法

まずは「うっかりミス」を防ぐ方法についてお話しします。

なぜ「うっかりミス」をしてしまったのか？

それは注意力、集中力の低下が原因になっている場合がほとんどです。

人間の注意力や集中力は思っているよりも弱いもの……。

そのため“ミスは必ず起こる”と考えてしまうことが得策です。

そして有効なのは『仕組化でミスを防ぐ』こと。

例えばよくある間違いは予め抽出しておき、チェック機能を用いればミスの予防につながります。

また、何でも人の手で行うのではなく、システム化を行い手作業を極力排除することも有効です。

知識・情報不足によるミスを防ぐ方法

次は「知識・情報不足によるミスを防ぐ方法」についてです。

そもそもなぜ「知識・情報不足」に陥っているのでしょうか？

その原因は内的起因と外的起因に分かれています。

内的起因とは『自分の知識不足が原因』となっているパターンです。

そもそも自身がそのことについて詳しく知っておらず、知らず知らずの内にミスしている状態がこれにあたります。

この場合はまず仕事の手順を理解するように努めたり、有識者に教えてもらい不足知識を補うなどをすることでこのミスは避けることが可能です。

もう一つの外的起因とは『廻りとの伝達不足が原因』となっているパターンです。

これはお互いの認識の違いによっておこるミスで、実際によく起こります。

これの対処法としては“事実”の伝達だけを行うように意識すること。

認識の違いが生じるのは、伝達の際に“解釈”が混じっている場合です。

例えば“早めに”などの単語は人によってその程度が変わってきてしまいます。

そのため“○○時まで”などのはっきりとした言葉で伝えるようにしましょう。

ミスは時間も体力も奪う

ミスが発生すると、当然のことながらリカバリー作業が発生します。

これは本来、やらなくてもいいことです。

通常業務に加えてこのリカバリー作業が発生してしまうと、プラスαの「時間」と「労力」がかかってしまいます。

ミスが少ないということは、これに割かれる時間と労力を節約するとも言いかえることができますよね？

つまりリカバリー作業を減らすことは、結果として“仕事効率”を上げることに繋がるのです。

ミスを減らして、仕事効率を高めるためにも今回お話しした内容を参考にしていただければと思います！