成長する人が実践する業務報告の正しい使い方

ルーティン業務になりがちな業務報告

業務報告とは自分が行った業務内容の状況、結果などを上司に報告するものを指します。

これには上司が部下の業務進捗、結果、課題の把握するといった重要な役割がありますが、提出することが目的のルーティン業務になりがちです。

ではこの重要な業務報告を自己成長につなげる考え方とは何でしょうか？

今回はその考え方を皆さんにご紹介します。

業務報告を自分事化にする

その考え方とは業務報告を自分事にするです。

業務報告は上司へ報告するものですが、それを“自分へ”の報告と考えましょう。

日報や週報、月報はそれぞれの業務の振り返りです。

これらは文字にすることでその日や週、月ごとの思考が整理されます。

そのため「自分が今どういう状況にあるか客観視できる」「期間を開けての振り返りに超有効」などメリットが豊富です。

業務報告に書くべきこと

業務報告書に書くべきことは以下の四つです

1. 件名　　　　　　　　業務内容の詳細がイメージできる件名
2. 背景・目的　　　　　何の目的、理由でその業務をやっているか
3. 進捗・結果・課題　　業務の状況説明と今後の方針【上司が一番知りたい所】
4. 所感　　　　　　　　その時の感情【後々の振り返りで自分を客観視できる】

これらを書く際には『内容を知らない第三者に伝わる文章にすることが大事』です。

未来の自分が読んでもわかるかどうか、期間を開けると分からなくなる文章ではないかなどをチェックしてください。

これらがわからない文章は相手にも伝わりませんよ！

業務報告で伝える力アップ

仕事は人と人とのコミュニケーションで成り立つものです。

技術や専門スキルがあったとしても相手に伝わらなければ意味がありません。

そのため、伝える力をアップすることが非常に重要です。

伝える力は実践の中で育まれるもの。

業務報告はコミュニケーションを磨くのにうってつけの機会です。

件名や背景・目的、進捗・結果・課題などのポイントをしっかりと抑えて相手に伝わりやすい報告を心がけましょう。

これらは仕事メールでも使えるテクニックで、テレワーク時代である現代においては必須のスキルです。

業務報告が義務付けされていない人も自分への報告としてぜひ行ってみて下さい！