実は難しい電話コミュニケーション

仕事電話って難しいと感じたことはありませんか？

なんてことありますよね？

電話はプライベートでも使うことが多く、慣れているはずなのになぜでしょう？

それはプライベートと仕事では“電話”の意味が違うからです！

これらの違いを知ることができれば、あなたの“伝わらない”も無くなっていきます！

仕事電話は“使い所”が大事

仕事電話は“相手が自分のために時間を使ってくれている”意識を持つことが大切です。

プライベートの電話はお互いに話したいことがあるため、相手との時間の共有意識があります。

しかし仕事電話は基本的に話したいことがあるのは自分だけです。

そのため極端に言えば、相手の時間を奪ってしまっているのです。

電話はメールと同じく仕事に欠かせないコミュニケーションツールですが、何でもかんでも電話すればいいというわけではありません。

では仕事電話はいつ使ったらいいのでしょうか？

仕事電話は“念押し”に使う

実は仕事の大半はメールで完結することが出来ます。

つまり電話だけで仕事を完結させる必要はないのです。

メールは相手の時間を奪わないだけでなく、先にメールで案件を伝えておくことで電話をした際に“伝わる状況”を作ることもできます。

基本の流れは『メールで内容を伝える ⇒ 電話で念押しする』です。

もし念押しがいらない状況であれば「電話しない」と割り切ってしまいましょう。

あくまでも念押しをするのはメールだけでは問題がある場合です。

例えば

• 回答期限が迫っている案件がある
• 相手にすぐ動いてもらいたいとき
• 相手に無理なお願いを依頼するとき

これらの場合はメールで伝えた後に電話をするようにしましょう。

事項では電話をするときのコツをお伝えします。

仕事電話するときのコツ

仕事電話をするときのコツは３つあります。

一つ目は「伝えたいことをまとめてから電話する」です。

考えなしに電話をしてはいけません！

事前にメールを送っていれば、自分が伝えたいことが明確になります。

二つ目は「ダラダラと前置きを長くしない」です。

まずは何の用件で電話をしたかをまず伝えるようにしましょう！

あらかじめメールを送っていれば相手にも内容は伝わっているため前置きはいりません。

時間の浪費を避けるためにも簡潔に伝えてください。

三つ目は「初めてやり取りする人はあいさつ程度にする」です。

初めての人は特にメールが大事になってきます！

電話をする際には「よろしくお願いします」とあいさつだけ電話をするようにしましょう。

相手とのやり取りもプランが大事

連絡ツールを使用する際の基本は、“詳細”をメールで送り、“念押し”を電話で行うことです。

これらの使い分けができれば“伝わらない”はきっと無くなります。

メールで“伝える力”をしっかり身に付けていきましょう！