皆さん、こんにちは！
アスパーク塾ライターの塾長です！
今回は『会議の充実度を上げるためのコツ』というテーマでお話しさせていただきます！
会議の大半は“ムダ会議”
この会議が無駄だな…。
何を決めたいんだろう…。
あなたも一度はこんな風に思ったことはありませんか？
とあるリサーチによると、ムダ会議は年間９万時間を超えているそうです。
9万時間は約46人分の年間労働時間……。
仮に一人当たりの月給を20万円としても、年間1億1040万円の給与を無駄な会議に対して支払っていることに。
これだけの出費を無駄な会議にしているとなれば会社としても大きな損失ですよね。
ムダ会議の特徴3選
無駄な会議の特徴は大きく分けて3つあります。
まず一つ目は『会議の参加者が多い』ことです。
参加者が多い場合は集まること自体が目的になっている場合があります。
そのため無駄話が多くなり、会議の本来の目的を果たせないことも…。
貴重な時間を割いてまで人を集めているのに、集まっているだけでは意味がありません。
特徴の2つ目は『会議の目的がない』ことです。
この場合はもはや何のために集まったかが分からないため、無駄な時間を過ごしてしまいがちになってしまいます。
とりあえず話す場を設けてみようと、開いてしまう会議にはこのパターンが多いです。
最後の3つ目は『会議で意思決定がない』ことです。
何かを決定しようとして会議を開いたのではなく、とりあえず情報を共有するために人を集めるパターンを指します。
情報共有だけならメールで十分なのにわざわざ集まろうとすることは時間の無駄にしかなりません。
実りある会議はこれらの例を満たさないもの、つまり逆の意識で開かれる会議です。
会議の充実度を上げるコツ
ここからは会議の充実度を上げるためのコツをご紹介します。
そのためには先ほど例に挙げたものとは、逆の会議を開くことが大切です。
コツは大きく分けて5つあります。
1つ目は『参加人数の限定』です。
会議参加者が多いと意見がまとまらなくなってしまいます。
そのため会議参加者の人数は7人までに制限するようにしましょう。
2つ目は『目的の事前共有』です。
会議で「何を決めたいか？」を議題と合わせて参加者に事前共有するようにしてみて下さい。
会議の前に目的がはっきりしていると、会議の方針が参加者の間で揃うようになり、結果として充実した会議を開くことができます。
3つ目は『時間の限定』です。
よくありがちなのが「決まるまで会議を続ける」ことです。
そうしてしまうと、いつまでも最終的な意思が決まらず、だらだらと長い会議になってしまいます。
会議の時間は90分までに留めましょう。
4つ目は『主要人物への根回し』を行っておくことです。
会議を行う前に主要人物と意思決定の方向性を合わせるようにしてみて下さい。
味方を事前に作ることで会議をスムーズに進行できます。
最後の5つ目は『午前中に開催』することです。
午前中は疲れがたまっておらずフレッシュな分、集中力が高いです。
そのため意思決定がスムーズになり、会議の時間が短くとも内容を充実させることが可能です。
加えて予定が多い午後に比べてスケジュールを立てやすいといったメリットもあります。
コツを意識した会議で充実度は格段に変わりますよ！
会議開催までの理想フロー
最後に会議を開催するまでのフローをご紹介します。
会議までの理想フローは以下の通りです。
会議前にまずは会議の目的や議題、また決定したい事項を整理します。
次に会議をスムーズに進めるために主要人物に根回しを行います。
これを行っておくことで、自分の考えている方向への誘導が容易になるので必ずしておきましょう。
この段階で参加者や会議の時間を決定します。
注意すべき点として、参加者は7人以下、会議時間は90分までに留めて下さい。
参加者や会議時間が決まれば、各々に会議の案内メールを発信しましょう。
ここでは①で決定した内容を共有すればOKです。
会議のスタート時にはメールでも行った①の情報共有を再度行ってください。
これにより全員が同じ目的を持つことができ、無駄のない会議を実現できます。
皆さんもぜひこのフローを実践し、充実した会議を行ってください！
今回は会議の充実度を上げるためのコツをご紹介しました。
会議の大半は無駄なものが多く、それは会社にとって大きな損失になります。
是非今回お話した内容をもとに、充実した会議を開いてみて下さい！
