仕事効率がアップするファイル整理のススメ

経験は活かさないと損

あなたは自分が経験した業務を“記録”として残していますか？

“やったこと”に満足して記録は残さないなどしてはいませんか？

もしそのようにしている人は非常にモッタイナイ！！

“経験した”だけで終わらせるのではなく、経験したことを“次”に活かしていきましょう！

経験を次に“活かしやすい状況”を作ることが仕事効率アップにつながります。

今回は経験が“活かしやすい状況”の簡単な作り方を皆さんにお伝えします。

ファイル整理は仕事効率につながる

経験を次に活かしやすい状況を作るには、『統一されたファイル整理』が重要です。

なぜなら経験した業務に関連した資料を1ヶ所にまとめておくことで、『振り返り時間を最小限にする』ことができます。

この『振り返り時間を最小限にする』ことが必然的に仕事効率アップにつながるのです！

実際に仕事は過去を振り返りながら進める場面が非常に多く、その時間を減らしてしまえば仕事がウンとやりやすくなります。

人は忘れる生き物。

それを自覚し、一度したことを見返すことができる環境を整えましょう！

ファイル整理のコツ

次はファイル整理のコツを説明していきます。

ファイル整理をする際には「背景」「アウトプット」「エビデンス」の3つがポイントです。

背景

背景とは「なぜその業務をやることになったのか？」ということです。

業務依頼メールや議事録など、経緯がわかるものを残しておきましょう。

アウトプット

アウトプットは「最終的な成果物」のことです。

ここでは成果物だけでなく、上司から受けたコメントなども残しておくといいです。

そうすれば指摘されやすいポイントがわかるため、次に活かすことができます。

エビデンス

エビデンスとは「アウトプットに使った数値などの根拠」のことです。

実は根拠を他に転用できることは非常に多いです。

忘れたころに根拠を聞かれることも非常に多く、残しておくことでそれらにすぐ対応できます。

このように業務の一連の流れを振り返れるようにしておくことがポイントです。

データで保管する

ファイル整理ですが、紙保管ではなくモノが増えないデータ保管がおススメです。

その際にフォルダ名を統一すると検索がしやすいので、例えば初めに日付、次にプロジェクト名、最後に具体的な業務内容といったように自分がわかりやすいルールを決めておきましょう。

フォルダは紙と違い、紛失のリスクも低く、量が増えたとしても整理が簡単にできます。

ぜひ試してみてください！

○○時間を減らす

途中でも少し触れましたが、人は探し物にかける時間が非常に多いです。

その時間は年間およそ150時間とされており、思い出す時間も入れるとさらに長くなります。

そのため、“探す”と“思い出す”時間を減らすことが、仕事効率を上げるためにも非常に重要なのです。

ファイル整理を整理し、思い出す時間と探す時間を減らしていき、仕事の効率化を図ってみて下さい！