皆さん、こんにちは！
アスパーク塾ライターの塾長です！
第10回は『伝わらないがなくなる仕事メールの極意』というテーマでお話しさせていただきます！
仕事はメールありき
近頃はチャットやLINEなど、手軽な連絡手段が登場し、活用する機会が多くなりました。
プライベートではメールを使っていないという人も多いかと思いますが、今でもメールは仕事に欠かせないコミュニケーションツールです。
『メールの質で仕事の質は決まる』と言っても過言ではありません！
たかがメールと思われるかもしれませんが侮ってはいけません！
メールだけで完結する仕事も意外と多いです！
では質の高いメールとはどんなメールでしょうか？
今回は質の高いメールの書き方をご紹介します。
伝えたいことが明確
メールには「連絡」「依頼」「回答」の3種類あり、どの場合であっても伝えたいことがハッキリしていることが大切です。
質の高いメールというのは、伝えたいことが明確なメールと同義であると私は考えています。
相手に内容が伝わらなければ、ビジネスでのメールの意味はありません。
では伝えたいことを明確にするには、どの部分に気を付ければいいのでしょうか？
今回お伝えする”質の高いメール”を作るポイントは全部で三つです。
- 件名とメール本文が一致
- 読みやすい
- 情報が十分
この機会にこれらのポイントを押さえて、質の高いメールを作成しましょう！
件名とメール本文が一致
メールの件名は適当に付けてしまいがちですが、読んでもらうためには非常に重要です。
メールの受信欄に表示されるのは件名のみです。
なので件名からメール本文がイメージできないと読んでもらえません。
メールを作成する際には『メール内容がある程度把握できる件名を意識』するようにしましょう！
例えば良い件名は
のようにタイトルからしてほしいことと、メール本文の内容がわかりやすいです。
一方、悪い件名は
のようにメール内容が全くイメージできません。
メールの件名を付ける際には、件名とメール本文が一致するように気を配りましょう！
読みやすい
次は読みやすい文章の書き方についてです。
要点を抑えていない文章というのは読みづらいですよね？
文章は長くて何を言いたいのか伝わってこない文章は読む気が失せてしまいます。
普段の何気ないチャットであったり、時間に余裕があるときは構いませんが、ビジネスのシーンでは別です。
だらだらと前置きが長いメールは忙しい時だとつい読み飛ばしてしまうもの…。
なのでメールは『コンパクトかつスマートに』を心掛けましょう！
そのためには
『結論（そのメールで一番伝えたい事）を先に書く』
ようにしましょう！
結論とは、回答メールであれば「相手が求めていること」を、依頼メールであれば「相手にお願いしたいこと」を指します。
そうして結論を書いた後に理由や背景を書くと相手は読みやすいです。
加えてメールをスマートにするには無駄な定型文を省いてみましょう。
知った仲であれば「お世話になります」や「〇〇課の△△です」などの定型文は無くても大丈夫です！
簡潔で分かりやすい文章を目指しましょう！
情報が十分
情報量が不十分なメールは相手の時間を奪うことに繋がります。
例えば何かのアンケート依頼が来た際に期日などが記されていなければどうでしょう？
その期日を確認するために一度返信をしませんか？
このように情報が不十分なメールは無駄なラリーを生み出してしまいます。
なのでメールは『そのメール1本で相手の作業が可能になることが理想』です。
メールを作成する際に
- 相手が作業するための「インプット」は足りているか？
- 相手が疑問に思わないよう、「理由」「背景」は明確か？
をチェックしましょう。
相手の目線に立ち、書いたメールを必ず読み返すことが大切です。
またその際に情報過多になっていないかも注意しましょう。
相手がすでに知っていることを書くとその分メールもその分ダラダラと長い文章になってしまいます。
メールは相手目線に立って書くように心掛けましょう！
今回はわかりやすい仕事メールの書き方をご紹介しました。
メールを書く際には「件名とメール本文が一致している」「結論が先に置いた分かりやすい文章」「相手が必要とする情報を全て書く」の3点を意識しましょう。
これらのポイントに気を配れば、より分かりやすいメールを書くことができますよ！
